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Centre de planning familial Aimer à Louvain-la-Neuve asbl

(c) ToolBox

Responsables

Manuella Cobbaut, présidente du Conseil d’administration
Frédéric Burgot, directeur de gestion

Website

www.planninglln.be

Equipe ToolBox

Marie Laure Walrand
Marc De Wilde

Workflow

Gouvernance

Mission

L’association a pour objet l’accueil, l’information, l’éducation, l’aide médicale et psychologique, et l’accompagnement des personnes, des couples et des familles, ainsi que l’animation des groupes, notamment des jeunes, dans le cadre de la vie affective, sexuelle et relationnelle, et plus généralement tout ce qui touche à l’organisation de la famille et de la vie de couple.

Activités principales

1. L’information, la sensibilisation et l’éducation en matière de vie affective, relationnelle et sexuelle.

2. La promotion de la contraception et l’amélioration de son accessibilité.

3. La prévention des grossesses non souhaitées et l’accès à l’avortement visé à l’article 350 du Code pénal.

4. La prévention et le dépistage des infections sexuellement transmissibles.

5. L’aide et l’accompagnement des personnes en lien avec leur vieaff ective, relationnelle et sexuelle.

6. La prévention des violences exercées au sein des couples, et, le cas échéant, leur prise en charge.

7. L’information au public sur les notions de droit familial.

8. L’organisation des animations liées aux missions définies ci-avant.

9. L’information et la sensibilisation des professionnels en lien avec la vie affective, relationnelle et sexuelle.

Nature de l’intervention de ToolBox

Notre association a fait appel aux services de ToolBox dans le courant de l’année 2013 dans un contexte de malaise interne essentiellement dû au mode autogestionnaire encore prédominant malgré la croissance de notre association depuis sa création 25 années plus tôt. Si la qualité des prestations délivrées aux publics visés par notre Centre de Planning était toujours très élevée, les tâches de gestion et d’administration généraient de plus en plus de frustration au sein de l’équipe d’une vingtaine de personnes.

L’enquête menée par ToolBox au sein de l’association a déterminé que la priorité devait être mise sur la clarification des organes de gestion, des processus de décision et des rôles des membres de l’équipe.

Méthodologie proposée par ToolBox

1. Enquête préliminaire auprès d’une dizaine de membres de l’équipe et présentation par ToolBox des lignes de force.

2. Aide à la définition collégiale d’une nouvelle structure de gouvernance à trois niveaux (AG, CA et Comité de gestion) – approuvée en AG.

3. Accompagnement d’un groupe de travail composé de cinq volontaires pour la rédaction de la charte de gouvernance approuvée en AG.

4. Accompagnement du nouveau CA composé de quatre membres de l’équipe et d’un administrateur extérieur.

5. Accompagnement d’un nouveau comité de gestion composé d’un nouveau directeur de gestion récemment engagé et de deux membres de l’équipe.

Déroulement et résultats de la mission

Le souci principal des intervenants ToolBox a été d’offrir un espace de réflexion et de respecter le rythme des acteurs du Centre de Planning Familial afin de garantir leur autonomie au niveau des choix stratégiques. L’enjeu était en effet que l’impulsion pour la mise en place du nouveau modèle de gouvernance vienne de la base eu égard à l’historique d’autogestion. La communication des résultats de l’enquête préliminaire à l’ensemble des membres du Centre a été suivie par trois réunions mensuelles en plénière pour définir les trois organes de décision et les grandes lignes de leurs responsabilités respectives. Ce nouveau modèle de gouvernance a été acté lors d’une AG en décembre 2013.

Un groupe de travail composé de cinq personnes représentant les différents groupes d’acteurs dans le Centre a été constitué lors de cette même AG avec le mandat de rédiger une charte de gouvernance qui servirait de base aux nouveaux statuts de l’association, au renforcement du Conseil d’administration, à la constitution d’un comité de gestion et à la rédaction d’un ROI (règlement d’ordre intérieur). Ce groupe de travail s’est réuni onze fois sur une période s’étalant de janvier à mai 2014 et a présenté le résultat de ses travaux lors d’une AG en mai 2014. La charte de gouvernance approuvée a servi de fondation pour la suite du processus : constitution d’un nouveau CA, arrivée d’un administrateur externe, engagement d’un nouveau directeur de gestion, constitution d’un comité de gestion, remise à jour des statuts, rédaction d’un règlement d’ordre intérieur, mise en place d’un processus d’évaluation documenté, etc. L’accompagnement de ToolBox s’est allégé au fur et à mesure que les différents organes de gestion montaient en puissance. L’équipe de ToolBox s’est retirée en douceur en décembre 2015.