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Maison médicale de Barvaux asbl

(c) ToolBox

Repsonsable

Stéphane Debanterlé

Website

www.mmbarvaux.be

ToolBox team

Guy de Marneffe
Paul Heymans

Workflow

Organisation
Gouvernance

Mission

La maison médicale, située en milieu rural, a pour but de dispenser des soins de première ligne accessibles à tous, continus.

Elle défend une approche globale de la santé qui intègre aux soins curatifs des démarches préventives, sociales, culturelles, psychologiques et de santé communautaire.

Nous attribuons une importance très importante au travail pluridisciplinaire qui pour nous apporte une plus value considérable à la qualité des soins dispensés.

Activités

  • Accueil des patients
  • Soins médicaux, infirmiers, de kinésithérapie à la maison médicale et au domicile des patients
  • Aide aux patients nécessitant une prise en charge sociale et/ou psychologique.
  • Activités de prévention
  • Activités de santé communautaire : impliquer les patients en tant qu’acteurs de leur santé.
  • Activités de travail avec le réseau extérieur

Mission

La demande faite à ToolBox était d’aider notre équipe à mettre en place un système de gouvernance plus efficace.

L’équipe de la maison médicale ayant grandi au fil des ans, les fonctions de gouvernance se sont vues attribuées de manière intuitive en fonction des affinités de chacun sans que les rôles et responsabilités soient définis de manière précise. Le CA de l’équipe avait du mal à trouver sa juste place d’autant plus qu’aucun d’entre nous n’avait de bonnes connaissances en gestion.

La difficulté mais aussi la richesse était de mettre en place un système de gouvernance efficace dans une structure de type autogestionnaire où les membres de l’assemblée générale sont aussi les travailleurs de l’asbl. Une structure où il n’y a pas de « directeur »

Cela a demandé aux accompagnateurs de ToolBox de comprendre cette « culture » de travail particulière, ce qu’ils ont réussi à merveille.

Méthode de travail 

Nous avons travaillé selon la méthode « AGILE » Tout d’abord, ToolBox nous a aidés à réaliser une cartographie des différentes activités réalisées à la maison médicale en les regroupant par secteurs d’activités. Ensuite, pour chaque domaine d’activité, des groupes de travail ont été créés et ont défini des objectifs et des actions pour nous permettre d’atteindre ces objectifs. Cela a abouti à la constitution d’une feuille de route qui rassemble les objectifs de chaque groupe d’activité et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre.

Le premier groupe de travail a étudié en profondeur la manière dont se déroulait l’accueil des patients à la maison médicale.

Le deuxième, a analysé l’ensemble des soins curatifs délivrés aux patients. La définition d’un profil de patient dès l’inscription à la maison médicale devrait nous permettre d’anticiper les types de soins qu’ils vont nécessiter.

Nous avons appliqué ce questionnaire sur un échantillon de nos patients actuels ce qui nous a déjà apporté beaucoup d’informations sur leurs besoins en terme de soins.

Un secteur reste à analyser, il s’agit de la prévention et de la santé communautaire. La méthode de travail apprise avec ToolBox devrait nous permettre d’aborder ce thème avec rigueur et efficacité.

Ce qui est formidable c’est que maintenant, chaque groupe d’activité a des objectifs bien définis et la responsabilité de rendre compte du travail effectué. Il devient de ce fait une équipe de projet en soi. Les objectifs de chaque groupe d’activités ayant été éclaircis et construits ensemble, il restait à définir comment mettre cela « en musique ». ToolBox nous a aidés à éclaircir notre mode de gestion, les rôles exercés par le CA pour progressivement nous amener à mieux les définir. Là aussi, une cartographie de toutes les activités de gestion a été réalisée et plusieurs scénarii d’attribution de fonction ont été réalisés.

A ce jour, l’équipe doit encore avaliser nos propositions qui visent à la mise en place d’un nouveau mode de gestion lors du renouvellement du CA. Le nouveau CA sera probablement appuyé par une fonction de gestion/coordination qui sera l’interface entre les secteurs d’activités et le CA. Celui-ci pourra ainsi se concentrer plus efficacement sur le « pilotage » de l’asbl.