Déclaration de confidentialité - ToolBox asbl
ToolBox met en relation des professionnels expérimentés qui mettent bénévolement leurs compétences à disposition (les « ToolBoxers ») avec des organisations. Pour ce faire, nous devons traiter des données à caractère personnel. Nous prenons cette responsabilité au sérieux et traitons vos données conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Cette déclaration explique ce que nous faisons de vos données, pourquoi, et quels sont vos droits.
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est :
ToolBox asbl, Rue des Douze Apôtres 3, 1000 Bruxelles, Belgique. Numéro d'entreprise : 0859.563.718 (RPM Bruxelles). Contact pour les questions relatives à la vie privée : privacy@toolbox.be
ToolBox n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), car cela n'est pas légalement requis pour nos activités. Vous pouvez adresser toutes vos questions relatives à la vie privée à l'adresse ci-dessus.
2. À qui s'applique cette déclaration ?
Cette déclaration s'applique :
🔸aux ToolBoxers: experts bénévoles et candidats bénévoles ;
🔸aux experts bénévoles et candidats bénévoles ;
🔸aux personnes de contact des organisations qui demandent ou reçoivent un accompagnement de ToolBox ;
🔸aux partenaires : personnes de contact au sein d'entreprises, de fondations et d'autres partenaires ;
🔸aux donateurs : personnes qui font un don pour soutenir ToolBox ;
🔸aux participants à nos événements ;
🔸aux abonné.es à notre newsletter;
🔸aux personnes qui visitent notre site www.toolbox.be. www.toolbox.be.
Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités ci-dessous.
Finalité | Données à caractère personnel | Base légale (RGPD) |
Recruter, accueillir et suivre les ToolBoxers. | Nom, prénom, coordonnées (e-mail, téléphone, adresse), profil LinkedIn, expérience professionnelle, compétences, langues dans lesquelles vous pouvez accompagner des organisations, disponibilités. | Exécution de la convention de bénévolat et mesures précontractuelles (art. 6.1.b). |
Mettre en relation les ToolBoxers avec des organisations et suivre les missions. | Nom, coordonnées, profil professionnel, compétences, langues ; historique des missions et feedback. | Exécution de la convention de bénévolat (art. 6.1.b) et de la convention avec l'organisation. |
Traiter les demandes d'accompagnement des organisations et gérer les missions. | Nom, fonction et coordonnées des personnes de contact ; informations relatives à la demande. | Exécution de la convention avec l'organisation (art. 6.1.b) ; notre intérêt légitime à communiquer avec les représentants de l'organisation (art. 6.1.f). |
Animer la communauté des ToolBoxers : Espace Membres, liste des membres, activités de la communauté. | Nom, coordonnées, profil professionnel et compétences, visibles par les autres ToolBoxersBoxers. | Notre intérêt légitime à favoriser le partage de connaissances entre bénévoles (art. 6.1.f). Vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir point 9) |
Publier votre nom, votre photo et votre profil LinkedIn sur notre site, dans l'Espace Membres ou dans notre rapport annuel. | Nom, photo, profil LinkedIn, court témoignage. | Votre consentement (art. 6.1.a), que vous pouvez retirer à tout moment. |
Gérer les partenariats et les contributions. | Nom, fonction et coordonnées des personnes de contact chez nos partenaires ; données de facturation. | Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligation légale en matière de comptabilité (art. 6.1.c). |
Organiser des événements et gérer les inscriptions. | Nom, coordonnées, organisation, préférences alimentaires si vous souhaitez les communiquer. | Exécution de votre inscription (art. 6.1.b). |
Envoyer notre newsletter | Nom, adresse e-mail, préférence linguistique. | Votre consentement (art. 6.1.a) ; pour les ToolBoxers et les partenaires, notre intérêt légitime à les informer de nos activités (art. 6.1.f). Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien présent dans chaque e-mail. |
Mesurer la satisfaction (Net Promoter Score et enquêtes) | Réponses aux enquêtes | Notre intérêt légitime à améliorer notre fonctionnement (art. 6.1.f). Les résultats sont uniquement analysés de manière agrégée, jamais individuellement. |
Faire fonctionner et sécuriser notre siteOperating and securing our website. | Adresse IP, données du navigateur, cookies (voir point 10). | Notre intérêt légitime à améliorer notre fonctionnement (art. 6.1.f). Les résultats sont uniquement analysés de manière agrégée, jamais individuellement. |
Répondre aux messages envoyés via le formulaire de contact. | Nom, adresse e-mail, contenu du message | Notre intérêt légitime à répondre à votre question (art. 6.1.f). |
Respecter nos obligations légales. | Données exigées par la loi (p. ex. comptabilité, fiscalité). | Obligation légale (art. 6.1.c) |
Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous avons mis cet intérêt en balance avec vos droits et libertés. Vous pouvez nous demander plus d'informations sur cette évaluation.
4. D'où proviennent vos données ?
La plupart des données nous sont communiquées directement par vous : lorsque vous posez votre candidature comme bénévole, introduisez une demande d'accompagnement, vous inscrivez à un événement ou à notre newsletter, ou nous contactez. Nous pouvons également recevoir des données :
🔸 de votre organisation, lorsqu'un collègue vous désigne comme personne de contact ;
🔸d'un ToolBoxer ou d'un partenaire qui vous oriente vers nous ;
🔸de la Fondation Roi Baudouin, lorsque vous faites un don au Fonds des Amis de ToolBox. La Fondation collecte et traite les données des donateurs, y compris celles nécessaires aux attestations fiscales, en tant que responsable du traitement distinct, conformément à sa propre politique de confidentialité. Elle ne nous communique votre nom et vos coordonnées que si vous l'avez accepté, afin que nous puissions vous remercier et vous tenir informé(e) ;
🔸de sources publiques, comme votre profil LinkedIn public (lorsque vous le partagez avec nous) ou la Banque-Carrefour des Entreprises.
5. Avec qui partageons-nous vos données ?
Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne les partageons que dans les cas suivants :
🔸Avec les organisations auxquelles nous vous associons (ToolBoxers) : lorsque nous vous proposons pour une mission, nous partageons votre nom, vos coordonnées et votre profil professionnel pertinent avec l'organisation concernée. De la même manière, nous partageons le nom et les coordonnées de la personne de contact d'une organisation avec les ToolBoxers qui lui sont associés.
🔸Avec les autres ToolBoxers, via l'Espace Membres et les activités de la communauté (voir point 3).
🔸Avec nos prestataires de services (sous-traitants) qui nous aident dans notre fonctionnement, comme nos fournisseurs de CRM, d'hébergement du site, d'envoi d'e-mails, d'enquêtes et d'informatique. Ils agissent uniquement sur nos instructions, sur la base d'un contrat de sous-traitance qui les oblige à traiter vos données de manière confidentielle et sécurisée (art. 28 RGPD).
🔸Avec les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige.
6. Vos données sont-elles transférées en dehors de l'Union européenne ?
Certains de nos prestataires de services peuvent traiter des données en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillons à ce que le transfert soit protégé par une décision d'adéquation de la Commission européenne (comme le EU-US Data Privacy Framework, pour les entreprises certifiées) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires. Vous pouvez nous demander une copie des garanties concernées.
7. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire :
🔸ToolBoxers : tant que vous êtes actif ou active. Nous supprimons vos données 5 ans après votre dernière activité, à l'exception d'un relevé limité (nom et missions réalisées) conservé pour documenter l'historique des projets.
🔸Candidats bénévoles qui ne sont pas retenus : 1 an après le dernier contact.
🔸Personnes de contact des organisations : 5 ans après la fin de la dernière mission.
🔸Partenaires : pendant la durée du partenariat, puis 5 ans.
🔸Donateurs: 5 ans après votre dernier don.
🔸Données comptables et de facturation : pendant le délai légal de conservation, en principe 7 ans, sauf obligations légales spécifiques imposant un délai plus long.
🔸Newsletter : jusqu'à votre désinscription.
🔸Inscriptions aux événements : 2 ans après l'événement.
🔸Messages envoyés via le formulaire de contact : 1 an après le traitement de la question.
🔸Cookies : voir notre politique en matière de cookies.
8. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'utilisation abusive et l'accès non autorisé, notamment des droits d'accès limités aux collaborateurs qui en ont besoin, des mots de passe robustes et, lorsque c'est possible, une authentification à deux facteurs sur nos systèmes, ainsi que des accords sur la protection des données avec nos prestataires de services. En cas de fuite de données présentant un risque pour vos droits et libertés, nous la notifions à l'Autorité de protection des données et vous en informons si nécessaire.
9. Quels sont vos droits ?
Vous avez le droit :
🔸d'accéder à vos données et d'en recevoir une copie ;
🔸de faire rectifier et compléter des données inexactes ou incomplètes ;
🔸de faire effacer vos données, sauf si la loi nous oblige à les conserver ;
🔸de faire limiter le traitement, par exemple lorsque vous contestez l'exactitude de vos données ;
🔸à la portabilité de vos données : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format couramment utilisé, ou les faire transmettre à une autre organisation ;
🔸de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte le traitement effectué avant ce retrait ;
🔸de vous opposer au traitement, voir ci-dessous..
Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Vous pouvez également vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, à l'utilisation de vos données pour notre newsletter et nos autres communications.
Pour exercer vos droits, envoyez un e-mail à privacy@toolbox.be. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons. L'exercice de vos droits est gratuit.
10. Cookies
Notre site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (par exemple pour retenir votre choix de langue et sécuriser les formulaires). Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement.
Nous ne plaçons d'autres cookies, comme des cookies analytiques ou des cookies liés à du contenu intégré (par exemple des vidéos ou des réseaux sociaux), que si vous les acceptez via notre bannière cookies. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Vous trouverez tous les détails sur les cookies que nous utilisons, leur finalité et leur durée de conservation dans notre politique en matière de cookies.
11. Photos et vidéos lors de nos événements
Lors de nos événements, nous prenons parfois des photos ou des vidéos pour illustrer nos activités sur notre site, sur les réseaux sociaux et dans notre rapport annuel. Nous vous en informons toujours au préalable. Les photos de groupe sont prises sur la base de notre intérêt légitime ; vous pouvez à tout moment signaler au photographe ou à nous-mêmes que vous ne souhaitez pas y figurer. Les portraits en gros plan ne sont publiés qu'avec votre consentement.
12. Réseaux sociaux
ToolBox dispose de pages sur LinkedIn, Facebook, Instagram et YouTube. Lorsque vous interagissez avec ces pages, la plateforme traite également vos données conformément à sa propre politique de confidentialité. Pour les statistiques de page, ToolBox et la plateforme peuvent être responsables conjoints du traitement ; vous pouvez exercer vos droits auprès de l'un ou de l'autre. Nous vous recommandons de vérifier vos paramètres de confidentialité sur chaque plateforme.
13. Questions et plaintes
Pour toute question ou plainte concernant la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous d'abord à l'adresse privacy@toolbox.be. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :
Pour toute question ou plainte concernant la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous d'abord à l'adresse privacy@toolbox.be. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :
Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be
Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle du pays de l'UE où vous résidez ou travaillez.
14. Modifications de cette déclaration
Nous pouvons modifier cette déclaration, par exemple lorsque nous changeons d'outils ou lorsque la législation évolue. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site. En cas de modification importante, nous en informons les ToolBoxers et les partenaires par e-mail.
Cette version date du 26/10/2026
Politique en matière de cookies - ToolBox asbl
1. Que sont les cookies ?
Les cookies sont de petits fichiers texte qu'un site internet enregistre sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone lorsque vous le consultez. Ils permettent au site de bien fonctionner, retiennent vos choix (comme votre langue) et, si vous l'acceptez, nous aident à comprendre comment le site est utilisé. Dans cette politique, le terme « cookies » couvre également les technologies similaires, comme le stockage local et les pixels.
Certains cookies sont placés par ToolBox elle-même (cookies propriétaires ou first-party cookies). D'autres sont placés par des tiers dont nous utilisons les services sur notre site (cookies tiers ou third-party cookies).
2. Qui est responsable ?
ToolBox asbl, Rue des Douze Apôtres 3, 1000 Bruxelles , numéro d'entreprise 0859.563.718, est responsable des cookies placés sur www.toolbox.be. Pour toute question, vous pouvez vous adresser à privacy@toolbox.be.
3. Quand demandons-nous votre consentement ?
Nous respectons les règles belges en matière de cookies (article 10/2 de la loi du 30 juillet 2018) et le Règlement général sur la protection des données (RGPD) :
🔸Les cookies strictement nécessaires sont placés sans consentement, car le site ne peut pas fonctionner sans eux.
🔸Tous les autres cookies (statistiques, contenu intégré) ne sont placés qu'après que vous avez donné votre consentement via notre bannière cookies. D'ici là, ils sont bloqués.
Vous pouvez accepter ou refuser les cookies non essentiels en un seul clic. Un refus n'a aucune conséquence sur votre utilisation du site, si ce n'est que certains contenus intégrés (comme des vidéos) pourraient ne pas s'afficher.
Nous conservons votre choix pendant 6 mois. Passé ce délai, nous vous le demandons à nouveau.
4. Comment gérer vos choix ?
🔸Via notre bannière cookies : vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Retirer votre consentement est aussi simple que de le donner.
🔸Via votre navigateur : vous pouvez également supprimer ou bloquer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Si vous bloquez les cookies strictement nécessaires, certaines parties du site pourraient ne plus fonctionner (par exemple la connexion à l'Espace Membres). Vous trouverez plus d'explications sur les pages d'aide de votre navigateur (Chrome, Firefox, Safari, Edge)..
5. Tiers et transferts en dehors de l'UE
Lorsque nous utilisons les services de tiers (comme Google Analytics, YouTube ou LinkedIn), ces derniers peuvent également traiter les données collectées via les cookies conformément à leur propre politique de confidentialité et en matière de cookies. Certains d'entre eux sont établis en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, le transfert est protégé par une décision d'adéquation de la Commission européenne (comme le EU-US Data Privacy Framework, pour les entreprises certifiées) ou par des clauses contractuelles types. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques :
🔸Google: policies.google.com/privacy
🔸LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy
6. Vos droits
Lorsque des cookies collectent des données à caractère personnel, vous disposez des droits décrits dans notre déclaration de confidentialité (accès, rectification, effacement, opposition, etc.). Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.
7. Modifications de cette politique
Nous mettons cette politique à jour chaque fois que nous modifions les cookies utilisés sur notre site. Le numéro de version et la date indiqués en haut de page montrent quand elle a été modifiée pour la dernière fois. Les versions antérieures peuvent être obtenues sur demande à l'adresse privacy@toolbox.be.
Cette version date du 26/10/2026