Overslaan naar inhoud

Legal Notice 

Privacyverklaring - ToolBox vzw


 Versie 2.0 - laatst bijgewerkt op 29/10/2026

ToolBox brengt ervaren professionals ("ToolBoxers") die hun expertise als vrijwilliger inzetten in contact met socialprofitorganisaties. Daarvoor moeten we persoonsgegevens verwerken. We nemen dat ernstig en verwerken jouw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG" of "GDPR") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit wat we met jouw gegevens doen, waarom, en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:
ToolBox vzw-asbl, Twaalfapostelenstraat 3, 1000 Brussel, België. Ondernemingsnummer: 0859.563.718 (RPR/RPM Brussels). Contact voor privacyvragen: privacy@toolbox.be
ToolBox heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten wettelijk niet verplicht is. Je kan al je vragen over privacy naar het bovenstaande adres sturen.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring is van toepassing op:
🔸ToolBoxers: vrijwillige experten en kandidaat-vrijwilligers;
🔸Contactpersonen van organisaties die ondersteuning aanvragen bij of krijgen van ToolBox;
🔸Partners: contactpersonen bij bedrijven, stichtingen en andere partners;
🔸Schenkers die een gift doen om ToolBox te steunen;
🔸Deelnemers aan evenementen;
🔸Abonnees op onze nieuwsbrief;
🔸Bezoekers van onze website  www.toolbox.be.


3. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke rechtsgrond?
We verzamelen enkel de gegevens die we nodig hebben voor onderstaande doeleinden

Doel 

Persoonsgegevens

Rechtsgrond (AVG)

Werven, onthalen en opvolgen van ToolBoxers.

Naam, voornaam, contactgegevens (e-mail, telefoon, adres), LinkedIn-profiel, beroepservaring, competenties, talen waarin je organisaties kan begeleiden, beschikbaarheid, gender.

Uitvoering van de vrijwilligersovereenkomst en precontractuele stappen (art. 6.1.b).

Koppelen van ToolBoxers aan organisaties en opvolgen van opdrachten.

Naam, contactgegevens, professioneel profiel, competenties, talen; historiek van opdrachten en feedback.

Uitvoering van het vrijwilligerscharter (art. 6.1.b) en van de overeenkomst met de organisatie.

Behandelen van ondersteuningsaanvragen van organisaties en beheren van opdrachten.

Naam, functie en contactgegevens van de contactpersonen; informatie over de aanvraag.

Uitvoering van de overeenkomst met de organisatie (art. 6.1.b); ons gerechtvaardigd belang om te communiceren met de vertegenwoordigers van de organisatie (art. 6.1.f).

Animeren van de ToolBoxer-gemeenschap: Ledenzone, ledenlijst, gemeenschapsactiviteiten.

Naam, contactgegevens, professioneel profiel en competenties, zichtbaar voor andere ToolBoxers.

Ons gerechtvaardigd belang om kennisdeling tussen vrijwilligers mogelijk te maken (art. 6.1.f). U kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken (zie punt 9).

Publiceren van je naam, foto en LinkedIn-profiel op onze website, in de Ledenzone of in ons jaarverslag.

Naam, foto, LinkedIn-profiel, korte getuigenis .

Je toestemming (art. 6.1.a), die je op elk moment kan intrekken.

Beheren van partnerschappen en bijdragen.

Naam, functie en contactgegevens van contactpersonen bij partners; facturatiegegevens.

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b); wettelijke boekhoudkundige verplichting (art. 6.1.c).

Organiseren van evenementen en beheren van inschrijvingen.

Naam, contactgegevens, organisatie, voedingsvoorkeuren als u die wilt meedelen.

Uitvoering van je inschrijving (art. 6.1.b)

Versturen van onze nieuwsbrief.

Naam, e-mailadres, taalvoorkeur.

Je toestemming (art. 6.1.a); voor ToolBoxers en partners ons gerechtvaardigd belang om hen over onze activiteiten te informeren (art. 6.1.f). Je kan op elk moment uitschrijven via de link in elke e-mail .

Meten van tevredenheid (Net Promoter Score en enquêtes)

Antwoorden op enquêtes.

Ons gerechtvaardigd belang om onze werking te verbeteren (art. 6.1.f). De resultaten worden alleen geaggregeerd geanalyseerd, nooit individueel.

Laten werken en beveiligen van onze website.

IP-adres, browsergegevens, cookies (zie punt 10).

Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, goed werkende website (art. 6.1.f); je toestemming voor niet-noodzakelijke cookies (art. 6.1.a).

Beantwoorden van berichten via het contactformulier.

Naam, e-mailadres, inhoud van het bericht.

Ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te antwoorden (art. 6.1.f).

Naleven van wettelijke verplichtingen.

Gegevens die de wet vereist (bv. boekhouding, fiscaliteit).

Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of politieke opvattingen) en we vragen niet naar je rijksregisternummer.

Wanneer we ons op ons gerechtvaardigd belang baseren, hebben we dat belang afgewogen tegen je rechten en vrijheden. Je kan ons meer informatie over die afweging vragen.


4. Waar komen je gegevens vandaan?
De meeste gegevens krijgen we rechtstreeks van jou: wanneer je je kandidaat stelt als vrijwilliger, een ondersteuningsaanvraag indient, je inschrijft voor een evenement of onze nieuwsbrief, of contact met ons opneemt. We kunnen gegevens ook ontvangen:

🔸van je organisatie, wanneer een collega je als contactpersoon opgeeft;
🔸van een ToolBoxer of partner die jou naar ons doorverwijst;
🔸met de Koning Boudewijnstichting, als u een gift doet aan het Vriendenfonds van ToolBox. De Stichting verwerkt de gegevens van schenkers, inclusief de gegevens die nodig zijn voor fiscale attesten, als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke volgens haar eigen privacybeleid.
🔸uit openbare bronnen, zoals je openbaar LinkedIn-profiel (wanneer u het met ons deelt) of de Kruispuntbank van Ondernemingen.
🔸uit openbare bronnen, zoals uw openbaar LinkedIn-profiel (wanneer u het met ons deelt) of de Kruispuntbank van Ondernemingen.

5. Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel in de volgende gevallen:

🔸met de organisaties waaraan we je koppelen (ToolBoxers): wanneer we je voorstellen voor een opdracht, delen we je naam, contactgegevens en relevant professioneel profiel met de betrokken organisatie. Op dezelfde manier delen we de naam en contactgegevens van de contactpersoon van een organisatie met de ToolBoxers die aan die organisatie gekoppeld worden.
🔸met andere ToolBoxers, via de Ledenzone en gemeenschapsactiviteiten (zie punt 3).
🔸met onze dienstverleners (verwerkers) die ons helpen bij onze werking, zoals onze leveranciers van CRM, websitehosting, mailings, enquêtes en IT. Zij handelen uitsluitend op onze instructies,
🔸met overheidsinstanties, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Worden je gegevens buiten de Europese Unie doorgegeven?
Sommige van onze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we ervoor dat de doorgifte beschermd is door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework, voor gecertificeerde bedrijven) of door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met bijkomende maatregelen. Je kan ons een kopie van de betrokken waarborgen vragen.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:
🔸ToolBoxers: zolang je actief bent. We wissen je gegevens 5 jaar na je laatste activiteit, met uitzondering van een beperkt overzicht (naam en uitgevoerde opdrachten) dat we bewaren om de historiek van de projecten te documenteren.
🔸kandidaat-vrijwilligers die niet worden opgenomen: 1 jaar na het laatste contact.
🔸contactpersonen van organisaties: 5 jaar na het einde van de laatste opdracht.
🔸partners: zolang het partnerschap loopt, en daarna 5 jaar.
🔸schenkers: 5 jaar na de laatste gift.
🔸boekhoudkundige en facturatiegegevens: gedurende de termijn die de Belgische boekhoudwetgeving oplegt gedurende de wettelijke bewaartermijn van in beginsel 7 jaar behoudens specifieke wettelijke verplichtingen die een langere termijn opleggen.
🔸nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft.
🔸inschrijvingen voor evenementen: 2 jaar na het evenement.
🔸berichten via het contactformulier: 1 jaar nadat de vraag is afgehandeld.
🔸cookies: zie ons cookiebeleid.

8. 8. Hoe beveiligen we uw gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, onder meer toegangsrechten die beperkt zijn tot de medewerkers die ze nodig hebben, sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweestapsverificatie bij het aanmelden op onze systemen, en afspraken metonze dienstverleners over gegevensbescherming. Bijeen datalek, dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden we dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen we u, waar nodig, op de hoogte.

9. Wat zijn je rechten?
Je hebt het recht om:

🔸je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
🔸onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren en aanvullen;
🔸je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
🔸de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid ervan betwist;
🔸je gegevens over te dragen: de gegevens die je ons bezorgde in een gangbaar formaat te ontvangen of ze aan een andere organisatie te laten bezorgen;
🔸je toestemming in te trekken op elk moment, zonder dat dit de verwerking vóór de intrekking aantast;
🔸bezwaar te maken, zie hieronder.

Recht van bezwaar: je kan op elk moment bezwaar maken tegen een verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met je specifieke situatie. Je kan ook op elk moment, zonder opgave van redenen, bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor onze nieuwsbrief en andere communicatie. 

Om je rechten uit te oefenen, stuur je een e-mail naar privacy@toolbox.be. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. We antwoorden binnen een maand; die termijn kan met twee maanden worden verlengd voor complexe verzoeken, in welk geval we je dat laten weten. Het uitoefenen van je  rechten is gratis.We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, profilering inbegrepen.

10. Cookies
Onze website gebruikt cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan (bijvoorbeeld om je taalkeuze te onthouden en formulieren te beveiligen). Voor die cookies is je toestemming niet vereist.

Andere cookies, zoals analytische cookies of cookies van ingesloten inhoud (bijvoorbeeld video's of sociale media), plaatsen we alleen als u ze aanvaardt via onze cookiebanner. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Alle details over de cookies die we gebruiken, hun doel en hun bewaartermijn vindt u in ons cookiebeleid.

11. Foto's en video's op evenementen
Op onze evenementen maken we soms foto's of video's om onze activiteiten te illustreren op onze website, op sociale media en in ons jaarverslag. We laten u dat altijd vooraf weten. Groepsfoto's worden gemaakt op basis van ons gerechtvaardigd belang; u kunt de fotograaf of ons op elk moment laten weten dat u er niet op wilt staan. Close-upportretten publiceren we alleen met uw toestemming.

12. Sociale media
ToolBox heeft pagina's op LinkedIn, Facebook en Instagram. Wanneer je met die pagina's interageert, verwerkt het platform je gegevens ook volgens zijn eigen privacybeleid. Voor paginastatistieken kunnen ToolBox en het platform gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn; je kan je rechten bij elk van beide uitoefenen. We raden je aan je privacyinstellingen op elk platform na te kijken..


13. Vragen en klachten
Voor elke vraag of klacht over de manier waarop we uw gegevens verwerken, neemt u eerst contact met ons op via privacy@toolbox.be. Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be 

Je kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van het EU-land waar je woont of werkt.

14. Wijzigingen aan deze verklaring
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we van tools veranderen of wanneer de wetgeving wijzigt. De meest recente versie staat altijd op onze website, met de datum bovenaan. 

Deze versie dateert van 26/10/2026





Cookie policy - ToolBox vzw


Versie 1.0 - laatst bijgewerkt op 29/10/2026

1. Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op je computer, tablet of smartphone opslaat wanneer je die website bezoekt. Ze zorgen ervoor dat de site goed werkt, onthouden je keuzes (zoals je taal) en helpen ons, als je daarmee instemt, te begrijpen hoe de site gebruikt wordt. In dit beleid vallen onder "cookies" ook vergelijkbare technologieën, zoals lokale opslag en pixels.
Sommige cookies plaatst ToolBox zelf (cookies van de eerste partij of first-party cookies). Andere worden geplaatst door derden van wie we diensten op onze site gebruiken (cookies van derden of third-party cookies).

2. Wie is verantwoordelijk?
ToolBox vzw, Twaalfapostelenstraat 3, 1000 Brussel, ondernemingsnummer 0859.563.718, is verantwoordelijk voor de cookies die op www.toolbox.be worden geplaatst. Met vragen kan je terecht bij privacy@toolbox.be.

3. Wanneer vragen we je toestemming?
We volgen de Belgische regels over cookies (artikel 10/2 van de wet van 30 juli 2018) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR):
🔸Strikt noodzakelijke cookies plaatsen we zonder toestemming, omdat de website zonder die cookies niet kan werken.
🔸Alle andere cookies (statistieken, ingesloten inhoud) plaatsen we pas nadat je via onze cookiebanner toestemming hebt gegeven. Tot dan worden ze geblokkeerd.

Je kan niet-noodzakelijke cookies met één klik aanvaarden of weigeren. Weigeren heeft geen gevolgen voor je gebruik van de site, behalve dat ingesloten inhoud (zoals video's) mogelijk niet wordt getoond.
We bewaren je keuze gedurende 6 maanden. Daarna vragen we het je opnieuw.

4. Hoe kan je je keuzes beheren?
🔸Via onze cookiebanner:
je kan je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Je toestemming intrekken is even eenvoudig als ze geven.
🔸Via je browser:
je kan cookies ook verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser. Als je strikt noodzakelijke cookies blokkeert, werken sommige delen van de site mogelijk niet meer (bijvoorbeeld de aanmelding in de Ledenzone). Meer uitleg vind je op de hulppagina's van je browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge).

5. Derden en doorgifte buiten de EU
Wanneer we diensten van derden gebruiken (zoals Google Analytics, YouTube of LinkedIn), kunnen die partijen gegevens die via cookies worden verzameld ook verwerken volgens hun eigen privacy- en cookiebeleid. Sommige van die partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval is de doorgifte beschermd door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework, voor gecertificeerde bedrijven) of door standaardcontractbepalingen. We raden je aan hun beleid te lezen:
🔸Google: policies.google.com/privacy
🔸LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy

6. Je rechten
Wanneer cookies persoonsgegevens verzamelen, heb je de rechten die beschreven staan in onze privacyverklaring (inzage, verbetering, wissing, bezwaar en andere). Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Wijzigingen aan dit beleid
We passen dit beleid aan telkens als we de cookies op onze site wijzigen. Het versienummer en de datum bovenaan tonen wanneer het voor het laatst werd gewijzigd. Eerdere versies kan je opvragen via privacy@toolbox.be.


Deze versie dateert van 26/10/2026