Hilde Helsen interview

ToolBox is looking for a new President for its Board of Directors. (voir ici) Voilà une excellente occasion de discuter avec la présidente sortante pour en savoir plus. 

Conseils pratiques pour les asbl par Hilde Helsen, présidente de ToolBox asbl

 

Un interview de Philip Verhaeghe

Hilde Helsen est devenue bénévole chez ToolBox en 2008, a rejoint le conseil d'administration en 2011 et en est devenue présidente en 2014. L'année prochaine, elle achèvera son troisième et dernier mandat de trois ans en tant que présidente. 

Hilde est d'ailleurs une fervente partisane des présidences à durée limitée : "Pour toute organisation, le véritable test de durabilité est de savoir si elle peut survivre à ses président.e.s. Une organisation n'existe réellement que grâce à son rôle social (je pense ici au "why" de l’organisation et à son objectif) et non grâce aux individus qui occupent en son sein un rôle particulier à un moment donné !"

Nous lui avons seulement posé une question générale, et celle-ci nous a fourni suffisamment d'inspiration pour remplir un article de blog entier :

Quelles questions le.la président.e d'une asbl doit-il.elle se poser régulièrement et pourquoi ?

En espérant que les président.e.s de CA des organisations-membres de ToolBox puissent également trouver ici des idées et inspirations. 

 

TACHES

Avant d'aborder cette question, nous souhaitions redonner la définition du rôle et des tâches d’un.e président.e : Le.la président.e d'un CA est et reste le "metteur en scène" de tous le processus de supervision et de préparation de l’asbl pour l'avenir. Ceci implique de nombreuses tâches et responsabilités en matière de gouvernance. Nous vous invitons à lire à ce sujet les pages 14 et 15 du code « Aanbevelingen goed bestuur in de welzijns- en zorgorganisaties ». Vous pouvez également retrouver ces informations sur d’autres sites francophones, tous les codes de gouvernance en parlent.

Hilde Helsen est tout à fait d'accord avec ce qu’on trouve dans ces pages, mais elle souligne qu'elle se sent surtout comme celle qui impulse, qui donne un rythme. Elle cherche à stimuler le fonctionnement de l'asbl et le fait principalement en formant un tandem actif avec la directrice de l’équipe opérationnelle. Elle consacre également beaucoup de temps aux relations personnelles avec les membres du CA. "À la fin de chaque année, j'ai une conversation ouverte et honnête avec chacun d'eux. Ensemble, nous regardons le passé et l'avenir. Je mesure leur bien-être, leurs intérêts, leurs propositions et leurs projets. " 

Dans un CA diversifié, aux compétences très variées, il n'est pas nécessaire que le.la président.e ait également une spécialité liée au contenu : "Je préfère me concentrer sur la dynamique en réunion et l'interaction constructive entre les membres. Je laisse les interventions de fond aux spécialistes et aux généralistes avec leurs différents parcours, âges et caractères. Je cherche également à ce qu’ils osent proposer leur propre vision des choses."

LES 5 QUESTIONS LES PLUS IMPORTANTES 

Au cours de notre conversation, nous sommes arrivés à ces cinq questions de réflexion cruciales que tout.e président.e devrait se poser régulièrement :

  1. Utilisons-nous toujours les bonnes méthodes pour réaliser notre objectif ?
  2. Avons-nous les bonnes personnes/compétences au sein du conseil d'administration ?
  3. Le conseil d'administration reçoit-il les informations justes et nécessaires en temps voulu ?
  4. Les bonnes questions ont-elles été mises à l'ordre du jour ?
  5. Est-ce que je forme un bon tandem avec mon directeur ?

Quelque mots d'explication et de clarification supplémentaires ci-dessous.

L'OBJECTIF ET SA REALISATION 

Le monde, l'environnement, les gens, les besoins sociaux... Aujourd'hui, tout change si vite. Nous connaissons une évolution technologique ultrarapide avec des innovations majeures dans le domaine de la numérisation, de l'internet (mobile), de la robotisation et de l'intelligence artificielle. Ces dernières années, de nombreuses associations ont inconsciemment évolué vers une organisation axée sur le numérique et même, pendant la période corona, gérée et dirigée de manière virtuelle.

 

"En tant que présidente, je dois donc régulièrement me demander si nous appliquons ou déployons toujours les bons processus pour atteindre notre objectif.  Par exemple, ce que nous faisons avec nos interventions a-t-il encore un sens ? Il faut rester pertinents et autocritiques ! Vous pouvez le faire avec cet exercice : imaginez que vous n'ayez pas votre passé et que vous soyez assis ici devant une feuille blanche, que mettrions-nous en place pour réaliser notre mission et notre vision ?" 

Une chose est sûre, Hilde Helsen ne veut pas entendre une réponse telle que "Parce que nous l'avons toujours fait de cette manière".

 

LES BONNES PERSONNES AUTOUR DE LA TABLE 

Un.e bon.ne président.e sait que les compétences des administrateurs et administratrices sont cruciales. Et non seulement en ce qui concerne les questions sociales, financières et juridiques du monde associatif. Aujourd'hui, chaque conseil d'administration a également besoin d'une expertise en matière de numérisation et de durabilité. "Lorsque nous avons un poste vacant au sein du CA, nous prenons non seulement grand soin de décrire le profil de compétences souhaité, mais nous devons également nous assurer que ce profil est correct. En tant que présidente, je suis très impliquée dans le processus de recrutement. Je veille à ce que chaque candidat ait une vision claire et concrète de nos attentes. Ce n'est qu'alors qu'il pourra décider lui-même si et comment il pourra contribuer. Je mets ensuite un point d'honneur à assurer un onboarding soigné. Certes, cela demande un peu de temps, mais vous le regagnerez amplement en efficacité par la suite."

Ce n'est que si vous procédez à une entrée en matière complète qu'il ou elle se sentira rapidement à l'aise et pourra collaborer et raisonner avec vous. Cela signifie également que les anciens membres du CA doivent accepter que ce qu'ils.elles considèrent comme allant de soi ou traditionnel puisse être remis en question par les nouveaux venus.

Autre point : techniquement parlant, un conseil d'administration se réunit en fait trop peu souvent pour pouvoir former une "équipe" soudée. Néanmoins, le.la président.e doit faire son possible pour favoriser une participation régulière et une coopération harmonieuse.

Hilde Helsen veille ainsi à ce que chaque administrateur.trice puisse remplir ses tâches de contrôle ou de stratégie en toute liberté et indépendance. De préférence à travers des débats constructifs et critiques. « Parce que vous avez également besoin des points de vue et des perspectives d'avenir innovants des nouveaux arrivants pour pouvoir vous développer. »

 

DES INFORMATIONS CORRECTES ET OPPORTUNES 

Une information claire et aussi complète que possible sur la situation de l’organisation est la principale matière première pour chaque membre du conseil d'administration, pour chaque réunion de conseil d'administration. Le.la président.e veille à la qualité, à la quantité et à l'actualité de ces informations. Les administrateurs, et a fortiori le.la président.e, ne doivent jamais être surpris par de mauvaises nouvelles. "Nos administrateurs reçoivent tous les documents nécessaires quatorze (!) jours à l'avance et sont censés les lire attentivement. " Lorsqu'elle repense à son premier conseil d'administration à ToolBox, Hilde s'émerveille de son évolution. "À l'époque, il y avait une liasse de papier avec l'ordre du jour et le rapport sur la table. Maintenant, tout est numérisé. Tous les documents du conseil d'administration sont sur un sharepoint et les administrateurs communiquent facilement par e-mail, WhatsApp et Teams."

"Notre équipe a développé un format de rapport très clair avec des codes de couleur reconnaissables et des modèles fixes. Cela permet de gagner beaucoup de temps et d'accroître l'efficacité.  Récemment, nous avons également ajouté les SDG’s de l'ONU à nos rapports."

Entre-temps, les administrateurs.trices reçoivent aussi régulièrement des informations spécifiques en dehors du cadre des réunions. "Les membres de l'équipe opérationnelle font également partie du groupe WhatsApp. Ils publient des photos et des messages sur les activités du ToolBox. Et nous nous tenons mutuellement informés de nos contacts externes, comme ceux du programme ToolBox Ambassadorship."

UN AGENDA EFFICACE

Un.e président.e de CA efficace ne perd jamais de vue la priorité stratégique : la réalisation de l'objectif social de l’asbl de manière durable. Ce souci de continuité détermine la forme et le contenu des agendas. Chaque point à l'ordre du jour a un code spécifique : pour décision, pour discussion, pour information,... Les explications sont volontairement très courtes car tout le monde est censé avoir tout lu au préalable. "Cela nous donne plus de temps pour la consultation et la discussion. Au fil du temps, nous avons développé une autodiscipline exemplaire pour pouvoir nous réunir de manière très efficace. Nos réunions ne durent pas plus de deux heures !  La première heure est consacrée à l'état des lieux et aux rapports. Au cours de la deuxième heure, nous discutons plus en détail d'un sujet stratégique prévu.

"Nous faisons aussi souvent des scénarios en nous posant des questions du type "et si" : Et si certains sponsors ou partenaires se retiraient soudainement, et si notre directrice démissionnait ?  C'est le seul moyen de faire face rapidement à la volatilité et aux fluctuations en termes de budget, de bénévolat, etc. Et chaque année, nous organisons une journée de réflexion stratégique sur notre objectif, nos valeurs et notre approche. "

 

ECHANGE AVEC LE.LA DIRECTEUR.TRICE 

Une interaction idéale entre le conseil d'administration et le personnel est basée sur une réelle confiance, une ouverture maximale et un respect mutuel aussi grand que possible. Plus que jamais, des entretiens et des contacts fréquents entre le.la président.e du conseil d'administration et le.la directeur.trice sont une condition essentielle pour la position de « soundingboard » que doit avoir un CA et pour une préparation et un travail efficace de ce dernier.

Le.la président.e apporte son soutien et ses conseils tout en respectant la responsabilité exécutive du/de la directeur.trice. Après tout, c'est lui.elle, et non le.la président.e, qui doit élaborer la stratégie et préparer et mettre en œuvre les décisions du CA.

"Avec la directrice de ToolBox, nous construisons nos moments de concertation autour du calendrier annuel ; de la préparation de l'ordre du jour à l'exécution des décisions, de la restitution des travaux des différents comités à la planification de la journée stratégique annuel ou de l'assemblée générale. En outre, nous n’avons pas peur de discuter toutes sortes d'opportunités et d’axes d’amélioration."

Toutefois, le.la président.e et le.la directeur.trice ne doivent pas nécessairement être d'accord sur tout. Ils sont autorisés à exprimer leur désaccord de manière constructive. Sans cette étroite collaboration et un bon contact humain, vous n'aurez jamais une base solide pour une ASBL durable et réussie !

 

SON SOUHAIT POUR SON SUCCESSEUR

"Je souhaite à mon successeur beaucoup de joie dans l'exercice de son mandat de président.e de ToolBox. Avec beaucoup de chaleur humaine et de profondes connexions humaines. Et surtout, que cette idée reste toujours dans sa tête et dans son cœur : People First, Content Second!”

 

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